Étapes pour créer un système commercial efficace

Cartographier vos principaux systèmes de marketing et d’exploitation

Cette première étape est essentielle pour de nombreuses raisons. Tout d’abord, la cartographie de vos systèmes vous permet d’être efficace et efficient. Elle vous permet également d’offrir systématiquement le même niveau d’expérience à chacun de vos nouveaux clients.

L’étape 1 :

C’est de commencer. Ne laissez pas l’inconnu vous paralyser. Identifiez votre produit ou service le plus important (ou le plus rentable) et commencez par là. Vous ne vous tromperez pas en vous concentrant sur la partie la plus rentable de votre activité.

Deuxième étape :

Vous devez définir le début et la fin de votre système de marketing pour ce produit ou service. Posez-vous la question suivante : « À quel stade le processus commence-t-il et à quel stade se termine-t-il ?

Étape 3 :

Faites un brainstorming sur les tâches et les activités entre le début et la fin de chaque système.

Une fois que vous avez compris votre système, vous devez en documenter les étapes. Commencez par faire un brainstorming sur toutes les étapes qui doivent se dérouler entre l’arrêt et la fin de chaque système. Remarque : il est important d’identifier les étapes les plus critiques du processus et de s’assurer que vous les respectez à chaque fois.

Une personne participe à un webinaire, et que se passe-t-il ensuite ? Il reçoit une campagne de maturation par e-mail, et que se passe-t-il ensuite ? Vous tracez le parcours pour arriver au résultat final souhaité.

Étape 4 :

Rendez ce processus reproductible. Le système doit être identifiable et facile à suivre. Rédigez-le en anglais simple ou, mieux encore, ayez un schéma visible. Assurez-vous également que tous les membres de votre équipe ont accès aux étapes et suivent le processus. Ensuite, passez physiquement en revue le plan que vous avez établi. Cet exercice vous aidera à identifier les éventuels trous ou domaines d’opportunité.

Outil de cartographie du système

Nous utilisons un produit appelé Whimsical. Il s’agit d’un outil gratuit qui vous aide à établir une carte mentale et à faire du brainstorming de manière claire et visuelle.

Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour organiser votre carte visuelle du système ;

Utilisez un symbole en forme de terminus pour définir vos points de départ et d'arrivée.
Utilisez un rectangle pour identifier vos tâches, activités et processus. 
Utilisez un losange pour identifier les points de décision importants 
Et utilisez des flèches pour indiquer le flux et la direction de chaque événement.

N’oubliez pas de commencer par le début et de vous demander sans cesse : « Que doit-il se passer ensuite ? ».

Le début de ce système de marketing est un webinaire, ce qui est clairement indiqué par la forme du terminus. Les flèches sont dirigées vers la droite pour que vous puissiez voir dans quelle direction le processus se déroule et quelle est l’étape suivante. Un rectangle indique que l’étape suivante est une tâche où le client entre dans une campagne de courrier électronique. Ensuite, il y a un appel à l’action pivot pour une réservation de consultation.

Vous voyez ici une branche du système. Le client réserve-t-il la consultation ? Si ce n’est pas le cas, il est placé dans la campagne de vente à perte car nous voyons qu’il n’est pas tout à fait prêt à prendre le téléphone.

Cependant, s’ils ont réservé la consultation, ils continuent dans le système jusqu’à la prochaine tâche ou CTA. Et ainsi de suite jusqu’à ce qu’il soit intégré en tant que nouveau client ou placé dans un futur panier d’automatisation des e-mails.

Ce processus de cartographie des systèmes est la première étape de la transition de la tactique à la stratégie et des bidouillages aux systèmes. Il s’agit de mettre tous ces éléments en place en répondant à la question suivante : que se passe-t-il ensuite ?

Déterminer ce que vous pouvez automatiser

L’étape suivante consiste à se préparer à réussir et à éviter l’épuisement en se demandant : « Que puis-je automatiser pour être plus efficace ? »

J’ai récemment fait cet exercice avec une cliente. Elle passait des heures à établir des contrats personnalisés pour ses clients. La cartographie de ses systèmes lui a permis de s’en rendre compte et nous lui avons procuré un logiciel de proposition. Maintenant, elle change quelques termes clés et a terminé en quelques secondes. Elle utilise le temps qu’elle passait auparavant à créer, éditer et envoyer le document pour acquérir des clients.

Voyez maintenant ce que vous pouvez automatiser. S’il y a une tâche qui vous immobilise, demandez-vous « Comment puis-je l’automatiser ? ». Les rappels d’appels et les suivis d’e-mails sont d’excellents exemples de processus que vous pouvez facilement automatiser.

Documentez les étapes et les processus critiques

Ensuite, examinez les processus les plus importants de vos systèmes. Les domaines où les choses s’effondrent si elles ne sont pas traitées correctement.

Créez ces étapes afin que quelqu’un d’autre puisse mener un appel de consultation simplement en accédant à vos documents et en sautant dans une liste de contrôle. Ces étapes doivent être très détaillées, de sorte que si vous n’êtes pas là, quelqu’un d’autre saura exactement quoi faire et comment le faire, du début à la fin.

Identifiez les indicateurs clés

Identifiez les domaines spécifiques de votre entreprise dans lesquels vous souhaitez suivre les indicateurs. Une bonne règle de base est de suivre les mesures pour toutes les étapes critiques de votre système.

En reprenant l’exemple ci-dessus, vous voudriez savoir combien de personnes ont participé à un appel de consultation ou combien de nouveaux clients ont été intégrés. Cela vous permettrait de voir les performances de chaque étape. En suivant les mesures clés, vous pouvez voir s’il y a des lacunes et où vous devez vous concentrer pour améliorer votre système à l’avenir.
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Responsabilité des membres de l’équipe

Si vous avez une équipe, vous devez lui attribuer des étapes et des mesures clés en fonction de son rôle. De cette façon, ils sont plus responsables et vous pouvez voir les résultats qu’ils obtiennent.

Si vous avez une équipe de marketing, vous pouvez lui confier le suivi et le reporting des performances des publicités numériques. Et si vous avez une équipe de vente, vous lui attribuerez une étape différente. Ensuite, vous examinerez tous vos systèmes, et vous et votre équipe diviserez pour mieux régner.

C’est également une étape importante pour les solopreneurs. Par exemple, nous avons lancé Duct Tape Marketing avec seulement deux membres de l’équipe. Nous disions donc :  » Ok, à ce stade, je suis dans le rôle du marketing, à ce stade, je suis dans le rôle de la vente, à ce stade, je suis dans le rôle du service client « .

Vous avez besoin de responsabilité et de mesures pour chacune de ces étapes, et vous avez besoin d’une personne derrière ces mesures. Cette étape vous facilitera également la tâche lorsque vous déciderez de vous agrandir ou d’embaucher, car vous aurez clairement identifié les rôles et les responsabilités.

Planifiez des réunions hebdomadaires de révision

Ensuite, programmez des réunions hebdomadaires avec vos équipes en fonction de vos systèmes. Lors de ces réunions, vous devez passer en revue leurs systèmes, leurs mesures et leur tableau de responsabilité.

Ces réunions vous permettent également de diriger, de féliciter votre équipe pour ses succès et de voir où vous devez intervenir.

Organisez des séances trimestrielles de planification stratégique

Ensuite, vous devez commencer à organiser des sessions trimestrielles de planification stratégique pour votre entreprise. Si vous ne savez pas par où commencer, sachez que vos systèmes doivent diriger ces réunions.

Une fois que vous aurez mis en place ce processus, vous serez en mesure d’identifier rapidement vos opportunités de croissance pour les deux moitiés du sablier. Par exemple, vous pouvez voir quelles sont les étapes qui vous empêchent de convertir plus de clients dans votre système de marketing. Et du côté des opérations, vous pouvez commencer à comprendre pourquoi les clients ne deviennent pas des clients réguliers.

Lorsque vous construisez ces systèmes, vous éliminez les approximations et vous créez des stratégies essentielles qui peuvent s’étendre – ce qui donne une entreprise qui s’étend.

Pourquoi passer par toute cette cartographie des processus ?

La génération de prospects et la croissance prévisibles sont deux des principaux avantages qui découlent de la documentation de nouveaux systèmes. En outre, vous pouvez prendre des décisions commerciales plus rapides et plus judicieuses en vous basant sur des mesures et des preuves.

Suivre un système vous permet de développer des processus qui vous aideront à éviter les erreurs et à en réduire considérablement le nombre. En outre, vous instaurerez une culture de la responsabilité pour vous-même et votre équipe. Je sais par expérience que les employés travaillent mieux avec une direction claire et une culture qu’ils soutiennent.

La clarté de ces systèmes vous permet d’être hyper-concentré et de tirer le meilleur parti des réunions hebdomadaires. Il en résulte une planification stratégique qui n’est pas encombrée d’excès et qui se concentre sur vos objectifs les plus importants.

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