Contrairement à la plupart des organisations, les prestataires de services médicaux d’urgence (SMU) ont pour mission directe de sauver des vies. Cependant, comme pour toute autre opération, la disponibilité des ambulances et des équipes, ainsi que les finances, ont un impact réel sur leur capacité à fournir des services d’urgence et à sauver des vies.
Si vous souhaitez gérer une organisation EMS plus efficace, voici quelques domaines clés que vous pouvez optimiser :
1.) Génération de rapports
La production de rapports de qualité est une nécessité pour les prestataires de services médicaux d’urgence, car de bons rapports peuvent donner une image fidèle et opportune de la façon dont les ressources sont utilisées. Des rapports médiocres ou lents peuvent conduire à une cécité des données, ce qui, à son tour, pourrait diminuer les niveaux de qualité du service.
L’utilisation d’un logiciel de reporting moderne et efficace peut résoudre la plupart de ces problèmes en permettant aux organisations de SMU de générer rapidement des rapports perspicaces et exploitables qui peuvent ensuite être utilisés pour rationaliser les processus internes.
Ces rapports comprennent des rapports d’utilisation et des rapports de planification, ce qui permet au personnel de sauver des vies de la manière la plus efficace possible.
2.) Disponibilité des ambulances
Les ambulances sous-utilisées et les trajets d’ambulances vides peuvent entraîner des pertes importantes pour les prestataires de services médicaux d’urgence au fil du temps. Non seulement ces pertes grugent les bénéfices de l’organisation, mais ces actifs continuent de nécessiter de l’entretien et du carburant, qu’ils transportent des patients ou non.
Heureusement, ce problème peut désormais être évité dans une large mesure, grâce aux programmateurs de déplacements intégrés qui peuvent informer les prestataires de services médicaux d’urgence de l’état de chargement ou de déchargement de leurs ambulances en temps réel.
L’utilisation de ces solutions permet de réduire considérablement les incidents liés aux trajets à vide et d’augmenter efficacement le nombre de patients desservis sans avoir à acquérir d’ambulances supplémentaires.
Certains planificateurs de trajets intégrés offrent également d’autres fonctions qui augmentent la disponibilité des trajets, notamment des fonctions d’IA et d’apprentissage automatique qui optimisent l’efficacité des trajets.
3.) Efficacité du flux de travail
Les prestataires de SMU doivent suivre plusieurs protocoles pour assurer la prestation de soins de santé pré-hospitaliers sûrs. Cependant, les flux de travail ont tendance à s’étendre et à devenir de plus en plus alambiqués avec le temps, en particulier si les processus ne sont pas périodiquement examinés pour supprimer les étapes inutiles.
Si le personnel a beaucoup de temps libre ou a du mal à hiérarchiser les différentes tâches, cela peut être le signe que des améliorations doivent être apportées aux processus quotidiens de l’organisation.
La solution, dans la plupart des cas, est peu intuitive. Il peut être nécessaire de documenter davantage les flux de travail actuels pendant un certain temps, ce qui augmente temporairement la quantité de paperasse mais jette les bases de l’efficacité ultérieure.
À partir de là, les responsables peuvent voir quels processus doivent être ajustés ou modifiés. Une hiérarchisation efficace des priorités devient possible et une planification et des notifications automatiques peuvent être mises en œuvre afin que personne n’ait à se soucier de ce qu’il faut faire ensuite.
La documentation permet également à l’organisation d’utiliser efficacement le logiciel de gestion des flux de travail, en supprimant le besoin de microgestion, en réduisant les pertes de temps et en permettant une disponibilité maximale du personnel.
4.) Des processus de facturation dépassés
Les processus de facturation traditionnels pour les SME ont tendance à exiger une quantité importante de documents, dont la plupart doivent être traités manuellement. Cela signifie que les erreurs sont inévitables, notamment en raison de la nature trépidante des SME.
De plus, de nombreuses données relatives à la facturation, aux assureurs et aux patients, qui doivent être croisées, sont souvent cloisonnées dans des systèmes disparates qui ne s’intègrent pas automatiquement les uns aux autres.
L’utilisation d’un système de facturation modernisé conçu pour les prestataires de services médicaux d’urgence peut éliminer pratiquement tous ces problèmes dans le processus de facturation, ce qui permet une meilleure transparence des données, une plus grande précision, des délais plus courts et une plus grande disponibilité du personnel.
Dans l’ensemble, cela se traduira par une meilleure efficacité et une meilleure trésorerie sans que le fournisseur de services médicaux d’urgence ait à augmenter ses tarifs.
5) Garanties d’équipement sous-utilisées
Un grand nombre d’équipements utilisés par les prestataires de services d’urgence bénéficient d’une certaine forme de garantie de la part du fournisseur ou du fabricant. Malheureusement, cette couverture est souvent sous-utilisée en raison de l’absence de système de suivi, ce qui entraîne des dépenses d’entretien et de remplacement inutiles, ainsi que des radiations inutiles d’équipements vitaux.
Heureusement, la plupart des développeurs de logiciels EMS ont pris conscience de ce besoin, et il existe aujourd’hui d’excellentes solutions sur le marché qui gèrent les informations relatives aux garanties permettant d’économiser de l’argent.
6.) Communiquer avec les fournisseurs d’assurance
Une mauvaise communication avec les assureurs peut parfois entraîner des erreurs coûteuses. L’utilisation d’un logiciel EMS qui s’intègre aux systèmes des fournisseurs d’assurance peut éliminer la plupart de ces problèmes.
Ce logiciel peut partager des informations précises avec les assureurs, ce qui élimine le risque que les informations soient envoyées au mauvais assureur et permet des flux de trésorerie plus rapides.
7.) Gestion obsolète des équipements
Les services de SMU doivent entretenir un grand nombre de biens complexes, notamment des ambulances, des moniteurs de terrain, des dispositifs médicaux, des médicaments, des ordinateurs et bien plus encore. Étant donné le rythme rapide du travail, il peut être trop facile d’oublier la maintenance programmée et le remplacement nécessaire des actifs.
Non seulement cela rendra le travail plus difficile à la longue, mais cela mettra également des vies en danger lorsque l’équipement fonctionnera mal pendant une urgence.
Bien sûr, l’oubli de ces opérations augmentera également les coûts de maintenance et réduira la disponibilité des équipements, ce qui entraînera une hémorragie de fonds pour le prestataire.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de flotte conçu pour les SMU peut aider les prestataires à économiser de l’argent en s’assurant qu’ils ne manquent jamais un entretien et un remplacement prévus. Le fait d’avoir ce logiciel à portée de main ne contribuera pas seulement à réduire les pannes, mais il peut être la clé pour que les actifs de sauvetage fonctionnent pendant de nombreuses années supplémentaires et pour obtenir un retour sur investissement positif.
Conclusion
Les fournisseurs de services médicaux d’urgence auront plus de mal à respecter les niveaux de service requis s’ils ont des problèmes de trésorerie. Bien qu’il puisse être tentant de se concentrer sur l’amélioration des recouvrements, la plupart des prestataires de services médicaux d’urgence devraient d’abord chercher à mettre en œuvre des améliorations de l’efficacité interne, car elles amélioreront la trésorerie, l’efficacité et la disponibilité des services.